1.2.5. НАБОР И ОТБОР КАДРОВ

Набор - совокупность методов и источников, удовлетворяющих потребность в персонале.

Отбор - процесс выявления претендентов наиболее подходящих для занятия определенных рабочих мест.

ПРОЦЕСС НАЙМА

Определение потребности
Анализ работы.
Оформление должностной инструкции (анализ и описание должности)
Определение квалификационных требований
Привлечение кандидатов (реклама должности)
Первичный отбор
Заключительный отбор
Принятие решения по заключительному отбору
Введение в должность

1. Определение потребности

При определении потребности в персонале (планирование персонала) необходимо учитывать следующие факторы:

внутриорганизационные:

стратегические цели;
движение персонала (увольнение, выход на пенсию, декретный отпуск и т.д.);
финансовое состояние, традиции и т.д.

внешние:

состояние экономики и рынка труда (уровень инфляции и безработицы и т.д.);
развитие техники и технологии;
государственная политика в сфере труда (изменения трудового законодательства, налогового режима, систем социального страхования);
конкуренция и рыночная динамика.

(см.модуль 16)

2. Анализ работы.

Анализ работы – многоцелевая деятельность, направленная на решение следующих задач:

совершенствование разделения труда;
формирование базы для нормирования труда;
обоснование установление уровня оплаты труда;
формирование информационной для подбора, оценки и перемещения;
формирование информационной базы для документообеспечения кадровой работы ( положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д.)

Процесс исследования содержания работы.

Этапы анализа работы

Определение работы и анализ существующей документации
Объяснение процесса анализа работы линейным менеджерам и другим работникам
Проведение анализа работы
Разработка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик (это и есть конечная цель и продукт анализа работы)
Периодический анализ и корректировка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик

Распределение ответственности между линейными менеджерами

и отделом персонала

Отдел персонала

Линейный менеджер

Готовит и координирует процедуры анализа работы
Готовит документы по функциональным обязанностям и квалификационным характеристикам
Пересматривает периодически функциональные обязанности и квалификационные характеристики
Привлекает внешних консультантов

Уточняет или помогает уточнять описание работы
Обеспечивает выполнение функциональных обязанностей и соответствие квалификационным характеристикам
Заказывает подготовку нового анализа работ
Определяет критерии эффективности работы в соответствии с функциональными обязанностями

3. Оформление должностной инструкции

Должностная инструкция - это документ, описывающий основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место.

Должностная инструкция – основной нормативный документ, содержащий систему распределения полномочий, который позволяет упорядочить работу и подразделения и всей организации

СХЕМА ОПИСАНИЯ ДОЛЖНОСТИ ИЛИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Организационные вопросы: определить место должности в системе организационной иерархии.
Каковы полномочия: в отношении подчиненных, распоряжения финансами, информацией и т.д.
За кого несет ответственность?
Каковы обязанности, подробно описание, разделение обязанностей на основные и второстепенные.
Место в информационной системе организации: какие данные от кого в какой форме получает, кому передает, как использует.
Образовательные требования: какое нужно образование (диплом, аттестат, сертификат)?
Профессиональный опыт: Какой вид (и сколько лет) профессионального опыта необходим?
Условия работы (отпуск, график работы, социальные льготы и т.д.).
Возможности повышения квалификации.

Наиболее распространенная структура в российском кадровом делопроизводстве содержит (см. Приложение):

Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность

4. Определение квалификационных требований

Фактически определение квалификационных требований – это описание идеального кандидата. В некоторых изданиях по управлению персоналом квалификационные требования называют личностной спецификацией, состоящей из квалификационной карты (набора квалификационных характеристик) и карты компетенции (описание личностных характеристик, способности к выполнению данной работы, оригинальность мышления, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе и т.д.).

Описание требований к кандидату обеспечивает:
· повышение вероятности того, что подбирается необходимый кандидат;

возможность выработки критериев отбора кандидатов;
экономию времени при отборе кандидатов; собеседовании и т.д.;
информирование кандидатов о предполагаемой работе и требованиям к ней.

Следует различать минимальные требования и желательные характеристики.

Главная цель - Одним из важнейших нормативных документов, необходимых для подготовки должностной инструкции и квалификационных требований является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей профессий рабочих, содержащие должностные обязанности и требования к квалификации руководителей, специалистов и рабочих .

5. Привлечение кандидатов.

Главная цель этого этапа - создание достаточного списка кандидатов для последующего отбора кандидатов.

Можно разделить основные источники удовлетворения потребности в персонале на внешние и внутренние.

Внутренние: работники организации, круг знакомых работников организации, бывшие работники и бывшие кандидаты.

Внешние источники:

средства массовой информации
интернет
неформальные каналы
образовательные организации
профессиональные клубы и ассоциации
государственная служба занятости
рекрутинговые агентства

При определении способа необходимо учитывать два основных фактора: ограниченность бюджета, выделяемого на поиск кандидатов и категорию требуемого работника.

6. Предварительный отбор

Предварительный отбор - это отсеивание кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия данной должности.

Этапы предварительного отбора:

сбор и анализ документов кандидатов;
заполнение кандидатом стандартной формы;
возможно тестирование;
возможно первичное интервью (получение информации об автобиографических данных, общеобразовательном уровне и практическом опыте кандидата;
анализ рекомендаций

7. Окончательный отбор

Основной метод окончательного отбора - собеседование (интервью):

Собеседование бывает:

биографическое собеседование
групповые методы отбора (групповые упражнения, деловые игры)
ситуационное собеседование

Менеджер по персоналу, проводящий собеседование должен :

иметь полную информацию о организации и вакансии;
уметь создать атмосферу доверия;
задавать вопросы и контролировать ход интервью;
уметь слушать кандидата;
составить суждение на основе полученной информации, а не руководствоваться первым впечатлением.

Этапы собеседования:

предварительная подготовка (изучение анкетных данных кандидатов, выработка критериев, разработка формы оценки кандидатов, подготовка вопросов).
создание атмосферы доверия, подготовка помещения для собеседования;
основная часть – интервью как таковое, в зависимости от подготовленных вопросов может быть структурированным и неструктурированным
завершение интервью (дать возможность задать вопросы кандидату)
оценка кандидата

8. Принятие решения

Принятие решения может быть в компетенции только руководителя организации, либо руководителя кадровой службы, либо линейного руководителя подразделения, в которое принимается сотрудник, либо окончательное решение принимается коллегиально.

Подписание контракта в соответствии с системой работы с персоналом организации и существующим законодательством.

9. Введение в должность

Процедура введения в должность устанавливает комплекс необходимых действий. Этот комплекс будет зависеть от следующих факторов: содержания работы, статуса и уровня ответственности, личных особенностей нового сотрудника.

возможные темы при знакомстве с организацией могут быть следующие:

история развития организации;
наиболее важные документы организации(миссия, система управления качеством, политика в области управления персоналом и т.д.)
описание бизнеса организации;
содержание работы, должностная инструкция, ответственность;
взаимодействие с другими подразделениями; структура организации
техника безопасности
документы, с которыми необходимо ознакомиться в первую очередь
информация о графике работы, местонахождении необходимых кабинетов, о традициях подразделения.
Практическое задание.

Определите вакантную должность, составьте должностную инструкцию и требования к работнику для этой должности.

См. Приложение 2.