Составление бюджета

Бюджет - это годовой финансовый план предприятия. Он состоит в основном из прогнозного отчета о прибылях и убытках, прогнозного балансового отчета и кассового плана.

Бюджет является инструментом как для планирования так и контроля. В самом начале периода действия бюджет представляет собой план или норматив; в конце периода действия он служит средством контроля, с помощью которого руководство может определить эффективность действий и составить план мероприятий по совершенствованию деятельности предприятия в будущем. Бюджет классифицируется по двум основным категориям:

Текущий бюджет, который состоит из:

плана сбыта - отправной точки при подготовке главного бюджета;
производственного плана;
сметы прямых затрат на материалы;
сметы прямых затрат на оплату труда;
сметы общезаводских накладных расходов;
сметы торговых и административных расходов;
прогнозного отчета о прибылях и убытках;

Финансовый бюджет состоит из:

кассового плана;
прогнозного балансового отчета.

Основные этапы подготовки бюджета:

Подготовка прогноза продаж.
Определение ожидаемого объема производства.
Расчет производственных затрат и эксплуатационных расходов.
Определение движения денежных средств и других финансовых показателей.
Составление планируемых финансовых отчетов.

Стадии планирования и осуществления контроля:

Постановка целей
Планирование на долгосрочную перспективу
Планирование на краткосрочную перспективу
Осуществление контроля

Планирование может осуществляться в централизованном порядке, но для многих предприятий характерна децентрализация, то есть предоставление менеджерам свободы при принятии решений. Преимуществами децентрализованного планирования являются:

Повышение эффективности процесса принятия решений.
Мотивация.
Совершенствование управления.
Влияние на стратегию.

Потенциальными проблемами в этом случае могут быть:

Потеря контроля.
Стоимость информации.

При составлении бюджетов могут быть использованы два основных подхода: приростной, т.е. за основу берутся показатели прошлого отчетного периода и увеличиваются на индекс инфляции данного отчетного периода, а также подход без учета приращений, т.е. когда при составлении бюджетов учитываются прогнозные нормы, нормативы, а также данные заключенных договоров, маркетинговых исследований на отчетный год.

Например:

Приростной подход

Бюджет (руб.) Бюджет(руб.)
Прошлый год Текущий год*

Ðàñõîäû íà îïëàòó

труда персонала 80000 104000

Дорожные расходы 14000 18200

Аренда оборудования 4200 5460

Расходные материалы 5800 7540
Общий бюджет 104000 135200

Ожидаемый уровень инфляции = 30% в год

Составьте бюджет на следкющий год.?

Бюджет без учета приращений

Подготовка бюджета таким образом предполагает:

Определение главной цели
Определение потребности в ресурсах
Оценка стоимости требуемых ресурсов
Проверка и координирование
Можно ли достичь цели с меньшим количеством ресурсов?
Оценка финансовых возможностей
Является ли план обеспеченным финансово?
Утверждение бюджета

Рассмотрим алгоритмы составления некоторых бюджетов:

Производственный бюджет Единиц

Прогнозируемый объем продаж

Плюс требуемый объем запасов

на конец отчетного периода

Всего необходимо

Минус запасы на начало

отчетного периода

Производственные потребности

Бюджет расходования материалов

Дерево

Стальные трубы

Бюджет на закупку материалов

Стальные Дерево трубы

м м2

Расход

Плюс запасы

на конец отчетного периода

Всего необходимо
Минус запасы

на начало отчетного периода

Необходимо закупить

Бюджет использования рабочей силы
Рабочие по обработке дерева

Сборщики

Упражнение

Объем выпуска маленькой компании ООО “Смена”, производящей кухонные столы, ограничен объемом спроса. Отдел продаж предстказывает, что в январе удастся продать 300 столов.

По оценкам, для изготовления каждого стола требуется произвести следующие затраты:

Прямые расходы на материалы

Дерево 3 кв.м. 40 руб. за кв.м.

Стальные трубы 8 м. 20 руб. за м

Прямые расходы на труд

Рабочие

по обработке дерева 4 часа 8 руб. в час

Сборщики 1,5 часа 6 руб. в час

В результате неожиданного роста спроса компания решила увеличить свои запасы по сравнению с их теперешним объемом так, как показано ниже:

Запасы на начало Запасы на конец

периода 1 января периода 31 января

Готовые столы 25 50

Дерево 80 кв. м. 125 кв. м.

Стальные трубы 220 м 340 м

Задание

Исходя из этой информации, необходимо подготовить следующие документы на январь месяц:

Производственный бюджет
Бюджет использования материалов
Бюджет закупки материалов
Бюджет использования рабочей силы

ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ БЮДЖЕТЫ

Прогнозные отчеты прибылей и убытков
Прогнозные балансовые отчеты
Бюджет наличных денежных средств (прогноз движения наличных денег)

В предыдущих темах были рассмотрены вопросы составления отчета о прибылях и убытках и балансового отчета, поэтому сейчас рассматриваются вопросы составления отчета о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств третий финансовый документ, который является важнейшей частью годовых отчетов, финансовых планов, бизнес - планов.

Исходная цель этого документа - представить информацию о денежных поступлениях и расходах (отчислениях), любых изменениях в состоянии денежных средств предприятия за период времени. Другие цели составления отчета о движении денежных средств:

Гарантия того, что организация спланирует потоки своих наличных средств так, чтобы обеспечить свою постоянную самоокупаемость
Выявление финансовых потребностей, заложенных в план
Обеспечение основы для осуществления контроля

Как и отчет о прибылях и убытках , отчет о движении денежных средств - это иллюстрация движения доходов и расходов.

Разница, на первый взгляд, незначительна и состоит в том, что в данном случае речь идет о денежных потоках.

В основе отчета о прибылях и убытках лежит концепция начислений, в основе отчета о движении денежных средств - концепция учета реальных денег.

Напомним, что концепция начислений - это стремление все доходы и расходы, в которых отразилась деятельность предприятий, объединить в рамках одного финансового года.

При этом расходы, дабы сделать их сопоставимыми с доходами, фиксируются до или после того времени, когда они были фактически произведены. Доходы же фиксируются по факту отгрузки произведенной продукции, а не на момент поступления денег.

В отчете о движении денежных средств все наоборот. Денежные поступления - это доходы за период времени, денежные расходы - расходы за тот же промежуток времени.

Например, Вы продали товар в конце года, а деньги пришли в начале следующего года. Доход в отчете о движении денежных средств будет фиксироваться на момент поступления денег.

Такой подход к учету движения денег дает возможность оценивать ликвидность предприятия, т. е. его способность платить по обязательствам по мере их поступления.

Сочетание двух концепций - начислений и денежных потоков - служит основой для прогноза будущей деятельности, оценки ликвидности и определения периода времени между моментом продаж и моментом поступления денег на счет предприятия.

Это сочетание имеет место только в том случае, если объединяются баланс, отчет о прибылях и убытках, а также отчет о движении денежных средств, т.е. тогда, когда речь идет о системе финансовых документов.

Говорят, что счет движения денег - это мостик между балансами, составленными на две смежные даты. В этом документе дается описание всего того, что произошло за финансовый год.

Дается это в терминах денег. Какие изменения в активах и пассивах, собственном капитале способствовали притоку денег, а какие - наоборот? Вот те вопросы, на которые этот финансовый документ дает нам ответ.

В общей структуре отчета о движении денежных средств денежные потоки разделены на три группы:

производственная деятельность;
инвестиционная деятельность;
финансовая деятельность;

Производственная (операционная) деятельность. Денежные потоки от операционной деятельности - основа получения чистого дохода.

Приток денег дают продажи, дивиденды и проценты, полученные от инвестиций.

Уменьшаются денежные потоки за счет оплаты производственных расходов, включая выплату процентов и налогов.

Инвестиционная деятельность. К этой группе денежных потоков относятся любые изменения в долгосрочных активах.

Уменьшение инвестиций, собственности, зданий , сооружений и оборудования, нематериальных активов и других активов приводит к росту наличности.

Наоборот, прирост всех этих элементов, т.е. любое приобретение долгосрочных активов, означает (отток) расход денег.

Финансовая деятельность. Денежные потоки отражаются как “денежные средства от финансовой деятельности” и представляют совокупность изменений в долгосрочных пассивах и собственном капитале.

Увеличение долгосрочных займов или продажа акций дают приток денег, в то же время уменьшение пассивов распределение дивидендов акционерам - основные направления расходования денег.

Составление бюджета наличных средств

Упражнение 1.

Компания ООО “Спорт” торгует спортивными товарами через сеть маленьких розничных торговых точек. Сальдо ее ее банковского счета на 1 мая составляло 3 000 руб.

Объем ее закупок и продаж за предыдущие два месяца представлен ниже:

Выручка от реализации Стоимость закупок

руб.. руб.

Март 40 000 28 000

Апрель 50 000 30 000

На следующие три месяца ожидаемые объемы закупок и продаж должны составить:

Выручка от реализации Стоимость закупок

руб. руб.

Май 55 000 33 000

Июнь 60 000 36 000

Июль 65 000 38 000

20% всех товаров продаются спортивным клубам в кредит сроком на два месяца, а остальные товары продаются за наличный расчет

Поставщики компании разрешают ей приобретать товары в кредит сроком на месяц

Ожидаемый объем общих расходов должен составить 9 000 руб. в месяц (включая 2 000 руб. амортизационных расходов)

В мае должно быть закуплено оборудование для магазинов на сумму 45 000 руб., и его поставщик предоставляет его в кредит сроком на месяц

Доход от продажи зданий в размере 20 000 руб. должен быть получен двумя равными частями: первая в июле, а вторая - в августе

Задание:

Составить бюджет наличных средств компании, определить поступления и расходы от производственной, инвестиционной и финансовой деятельности.

ООО “Спорт”

Бюджет наличных денежных средств за май-июль

Май Июнь Июль

тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб.

БАЛАНС на начало

периода

ПЛЮС поступления

От реализации

- за наличный расчет

- в кредит

-продажа помещений

Всего наличных средств

МИНУС платежи

Закупки

Общие расходы

Оборудование магазинов

Всего расходов

БАЛАНС на конец

периода

Упражнение 2.

Ожидаемый на 1 января баланс наличных денежных средств компании должен составить 30 тыс. руб. Объем продаж показан ниже (руб.):

Декабрь 90 тыс.

Январь 75 тыс.

Февраль 75 тыс.

Март 80 тыс.

Анализ отчетности показывает, что покупатели оплачивают покупки следующим образом:

60% в течение месяца покупки

40% в течение следующего месяца

Выдержки из Отчета о закупках приведены ниже (руб.):

Декабрь 60 тыс.

Январь 55 тыс.

Февраль 45 тыс.

Март 55 тыс.

Все закупки совершаются в кредит и прошлый опыт показывает, что 90% кредита погашается в том же месяце, а отражается это событие на балансе следующего месяца.

Расходы на выплату заработной платы составляют 15 тыс. руб. в месяц, а накладные расходы составляют 20 тыс. руб. в месяц (включая 5 тыс. руб. амортизационных отчислений) и оплачиваются ежемесячно.

Налоги на сумму 28 тыс. руб. должны быть уплачены в феврале, и компания должна в марте получить деньги по иску о возмещении ущерба на сумму 23 тыс. руб.

Задание:

а) Составить бюджет наличных денежных средств по состоянию на январь, февраль и март;

б) Объяснить пользу составления таких отчетов и разработать рекомендации для компании, основываясь на результатах ответа на пункт а) ;

Решение

а)

Бюджет наличных денежных средств

Январь Февраль Март

Баланс на начало периода 30 000 25 500 -3 500

Поступления от продаж 81 000 75 000 78 000

Поступления по иску о возмещении ущерба 30 000

______ ______ ______

Объем имеющихся нал. денег 111 000 100 500 104 500

Расходы

Закупки 55 000 46 000 54 000

Выплата заработной платы 15 000 15 000 15 000

Накладные расходы 15 000 15 000 15 000

Налоговые отчисления 28 000

_____ ______ ______

Всего расходов 85 500 104 000 84 000

Баланс на конец периода 25 500 -3 500 20 500

б) Данная компания должна принять меры против ожидаемого дефицита наличных денежных средств в феврале. Можно порекомендовать ей следующие действия:

- переговорить о переносе выплаты по иску о возмещении ущерба на более ранний срок

- попросить тех, кто покупает товары в кредит, погасить его раньше (например, предложив им скидку)

- попросить у поставщиков больше товаров в кредит (в настоящее время за большинство поставок компания расплачивается наличными деньгами)

- переговорить о переносе уплаты налогов на более поздний срок

- временно прибегнуть к овердрафту