1.1.7. КОММУНИКАЦИЯ И ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ

Воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е воплощение любого решения невозможно без коммуникационного процесса в организации. Информация - один из инструментов управления в организации, поэтому от того, как пользуются этим инструментом во многом зависит воплощение принятых решений.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Коммуникация и информация взаимосвязанные понятия, информация – это то, "что передается", коммуникация включает себя информацию и то, "как" передается.

 Данные не являются информацией, а информация не обязательно образует процесс связи. Информация имеет логический, жесткий и обезличенный характер - что являет собой полную противоположность требованиям, которые предъявляются к эффективной коммуникации. Компьютеры выдают массу данных, но кто-то должен проверить их не только на предмет полезности с точки зрения информации, но и тщательно продумать, в какой системе они будут представлены различным пользователям. Смысл информации зависит от ее восприятия, связанных с ней ожиданий и правил ее интерпретации.

Коммуникация - процесс обмена и понимания информации между двумя и более объектами.

Коммуникационная сеть - совокупность всех информационных потоков в организации. Направления движения этих информационных потоков может быть:

• вертикальное (нисходящее ·      передача информации от руководства к подчиненным и восходящее – передача информации от подчиненных к руководству);
• горизонтальное ( передача информации между равными уровнями управления).

В зависимости от того, насколько централизовано управление в организации, коммуникационная сеть также может быть:

• централизованная
• децентрализованная

Чтобы эффективнее управлять информационными потоками, необходимо знать, из чего состоит процесс коммуникации:

• этап отправления ( отправитель, формулирование информации, кодирование информации;
• канал, по которому передается информация;
• этап получения (получатель, раскодирование информации, то есть ее восприятие, понимание и принятие);
• обратная связь (получатель становится отправителем, а отправитель – получателем).

В процессе коммуникации, на любом из ее этапов возможно искажение смысла передаваемой информации, это называется шумом или коммуникативными барьерами.

Умение преодолевать эти барьеры и есть умение управлять информационными потоками, информацией.

Коммуникативные барьеры условно можно разделить на индивидуальные или межличностные (те, которые зависят от понимания и интерпретации передаваемой информации между людьми) и организационные (те, которые зависят структуры и управления в организации).

            Индивидуальные:

• статус
• надежность источника
• восприятие
• культура
• индивидуальный характер

            Организационные:

• структура организации;
• избыток информации;
• нехватка времени (цейтнот);
• организационная культура

            Преодоление индивидуальных коммуникативных барьеров:

• выслушивание;
• отбор персонала;
• перегруппировка персонала;
• обсуждение в группах;
• налаживание обратной связи

            Преодоление организационных коммуникативных барьеров:

• развитие организационной культуры;
• структурные изменения;
• установление горизонтальной коммуникативной связи;
• создание правил и процедур.

УРОВНИ ИНФОРМАЦИИ

 Базовые данные - необработанные данные, факты и цифры. Это элементы, содержащие потенциальную информацию, которые нуждаются в обработке.

 Информация в виде сообщения - обобщенные и проанализированные данные и отчеты. Потребности потенциального получателя или пользователя сообщения не определены, поскольку этот уровень предусматривает предоставление стандартной информации для множества пользователей.

Ценная информация. Пользователь извлекает смысл из данных, в результате чего повышается уровень его знаний и уменьшается неопределенность. Для извлечения смысла важны роль и ожидания конкретного пользователя.

Данные - необработанные, необобщенные и непроанализированные факты, цифры и т.п.

Информация - это данные, которые фактически использует менеджер для интерпретации и понимания событий, происходящих в организации и за ее пределами

Характеристики полезной информации

• качество - степень, в которой информация реально отражает действительность           ;
• своевременность - степень, в которой информация получается непосредственно после соответствующего события;          
• полнота - степень, в которой информация содержит соответствующий объем данных;
• релевантность - степень, в которой информация относится к проблемам, решениям и задачам, входящим в сферу ответственности данного менеджера.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

• информационная система - механизм сбора, организации и распределения данных для работников организации
• автоматизированная информационная система - информационная система, основанная на применении компьютерных технологий для создания информационной системы.    

Практическое задание 1. .