4.5.3. Работа с таблицами

Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией.

В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.

После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.

При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).

Создать таблицу можно несколькими способами: путем ввода данных, с помощью мастера, в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора

в окне БД выберите вкладку Таблицы ® «Создание таблицы в режиме конструктора»;

в «Конструкторе» укажите Имена полей (заголовков столбцов), выберите Тип данных для каждого поля, укажите свойства полей;

Сохраните таблицу (Файл ® Сохранить, или щелкните мышью на ).

(Если при задании полей таблицы Вы не задали ключевые поля, то при первом сохранении таблицы выводится приглашение задать их).

Окно таблицы в режиме конструктора:

.

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Имя поля может содержать буквы, цифры и пробелы.

Тип данных позволяет наложить ограничения на вводимые данные. Выбирая тип данных какого-либо поля, Вы сообщаете Access, какого вида данные Вы хотите хранить в этом поле.

Типы данных в Access

Свойства поля видны в режиме конструктора таблицы, в нижней его части (см. рис. выше). Они служат для ограничения диапазона вводимых в таблицу данных. Например для числового поля можно указать будет ли оно "целым числом" или "С плавающей точкой" (вещественным). Для текстового - сколько символов можно ввести в это поле.

Свойства полей

Ключевое поле

Когда идет работа с таблицами, хочется иметь уверенность, что записи (строки) как-то отличаются друг от друга. Для этого и создается ключевое поле.

Ключевое поле – это поле, содержащее неповторяющиеся значения, по которым можно отличить одну запись таблицы от другой.

Задание ключевого поля

откройте таблицу в режиме конструктора;

выделите нужное поле (или поля), которое нужно сделать ключевым;

Правка ® Ключевое поле (или щелкнуть мышью на );

Сохраните и закройте таблицу.

Ввод данных в таблицу

в окне базы данных выделите таблицу ® Открыть
(на экране появится таблица, в которую можно заносить данные).

В Access, также как и в Excel, можно:

добавлять новые записи и удалять ненужные;

перемещаться по записям;

изменять ширину строк и столбцов;

скрывать и отображать столбцы;

распечатывать таблицу на принтере;

искать значение в поле;

сортировать данные;

накладывать на данные фильтры.

Принципы выполнения этих операций аналогичны Электронным таблицам Excel, и рассматривать их повторно не имеет смысла.

Установка связей между таблицами

После создания таблиц, образующих основу базы данных, следует определить связи между таблицами. Определение связей позволяет установить зависимости между таблицами (например, в таблице Клиенты хранятся сведения о клиентах, а в таблице Заказы – сведения о заказах, сделанных этими клиентами; в обеих таблицах есть поле Код клиента; мы можем установить связь между этими таблицами так, чтобы при удалении клиента из таблицы Клиенты, из таблицы Заказы удалялись автоматически все заказы, сделанные клиентом).

Создание связей между таблицами

в окне БД щелкните мышью на кнопке  (или Правка ® Схема данных);

в открывшемся окне «Схема данных» добавьте в схему нужные таблицы;

щелкните мышью на поле, от которого хотим установить связь, и, не отпуская мышь, перетащите курсор на поле, с которым хотим установить связь
(обычно связывают ключевое поле одной таблицы с аналогичным полем в другой таблицы);

в появившемся окне «Изменение связей» укажите параметры связи (галочки около «Обеспечение целостности связей», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей»)

;

Создать;

Закончив создание связей, закройте «Схему данных».

Изменение связей

Правка ® Схема данных;

двойной щелчок на нужной связи;

внесите изменения ® OK.

Удаление связей

Правка ® Схема данных;

щелкните мышью на линии нужной связи;

Правка ® Удалить (или нажмите клавишу DEL).

упражнения

В предыдущем параграфе мы создали БД Магазин книг. Теперь перед нами стоит задача создать нужные таблицы, определить поля в этих таблицах, задать типы данных для этих полей и их свойства.

1.     Откройте БД «Магазин книг»:

запустите Access;

выберите пункт «Открыть базу данных»;

укажите путь к вашей БД ® Открыть.

2. Создайте в режиме конструктора таблицу Тема. В таблице будут храниться сведения о разделах книг (приключения, детективы, фантастика, философия, медицина, история, право, …). Для этой таблицы нужно определить поля: Код_раздела, Раздел:

в окне БД выберите вкладку Таблицы;

Создать ® Конструктор ® OK;

в «Конструкторе» задайте имена полей, типы данных, свойства полей:

закройте таблицу, сохранив ее под именем Тема.

3. Создайте в режиме конструктора таблицу Каталог. В таблице будут храниться сведения о книгах и их количестве на складе и продажной цене. Для этой таблицы нужно определить поля: Код_книги, Код_раздела, Название, Автор, Издательство, ISBN (Международный код книги), Количество на складе, Цена:

в окне БД выберите вкладку Таблицы;

Создать ® Конструктор ® OK;

в «Конструкторе» задайте имена полей, типы данных, свойства полей:

Закройте таблицу, сохранив ее под именем Каталог.

4. Создайте в режиме конструктора таблицу Заказчики. В таблице будут храниться сведения о заказчиках. Для этой таблицы нужно определить поля: Код_заказчика, Фамилия_ИО, Адрес:

в окне БД выберите вкладку Таблицы;

Создать ® Конструктор ® OK;

в «Конструкторе» задайте имена полей, типы данных, свойства полей:

Закройте таблицу, сохранив ее под именем Заказчики.

5. Создайте в режиме конструктора таблицу Заказы. В таблице будут храниться сведения о заказах от клиентов, а также признак выполнен ли заказ, или нет. Для этой таблицы нужно определить поля: Код_заказа, Код_заказчика, Код_книги, Количество, Дата_заказа, Выполнен:

в окне БД выберите вкладку Таблицы;

Создать ® Конструктор ® OK;

в «Конструкторе» задайте имена полей, типы данных, свойства полей:

Закройте таблицу, сохранив ее под именем Заказы.

6. В упражнениях (1–5) мы создали таблицы. Наша БД еще находится в разработке (не определены формы для работы с данными, запросы, отчеты). Но в нее уже можно заносить данные. Для начала давайте зададим разделы книг:

откройте таблицу Тема (в окне БД перейдите на вкладку Таблицы ® выделите таблицу Тема ® Открыть);

введите в нее данные:

7. В магазин поступили книги. Занесите в таблицу Каталог данные по этим книгам:

8.     У Вас появились заказчики. Внесите в таблицу Заказчики данные:

9.     Новые заказчики заказали книги. В таблицу Заказы занесите данные: