Этапы проектирования базы данных

Этап 1: Постановка задачи. На этом этапе следует решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных.

Этап 2: Создание таблиц. После того, как содержимое базы данных будет определено, его следует разбить на несколько разделов, например, "Сотрудники" или "Заказы". Каждый такой раздел станет отдельной таблицей в планируемой базе данных.

Этап 3: Определение полей. На этом этапе следует решить, какую информацию должна содержать каждая таблица. Каждый элемент информации в таблице называется полем и изображается в отдельном столбце. Например, таблица "Сотрудники" может содержать поле "Фамилия"; другим полем в этой таблице может быть "Дата найма".

Этап 4: Установка связей между таблицами. Изучите каждую таблицу и решите, каким образом данные в ней должны быть связаны с данными из других таблиц. При необходимости добавьте новые поля в существующие таблицы или создайте новые таблицы, предназначенные специально для связи.

Этап 5: Тестирование и улучшение. Проанализируйте  спроекти-рованную схему базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и введите несколько тестовых записей. Проверьте, можно ли извлечь нужную информацию из ваших таблиц. При необходимости внесите изменения.

Не волнуйтесь, если вам не удастся спланировать базу данных сразу и без ошибок. Рассматривайте исходный проект как грубую схему, которая будет улучшаться по мере необходимости. Поэкспериментируйте с тестовыми данными и прототипами будущих форм и отчетов. Структуру базы данных легко изменять в процессе ее создания. Однако, значительно труднее вносить изменения после того, как таблицы заполнены данными и будут созданы связанные с ними формы и отчеты. Поэтому убедитесь, что база данных спланирована правильно, прежде чем зайдете слишком далеко.

Типичные ошибки

Существует несколько видов ошибок, которые каждый начинающий пользователь, как правило, совершает при проектировании баз данных. В результате затрудняется использование и обновление информации. Наличие перечисленных ниже ошибок является признаком того, что схема базы данных нуждается в улучшении.

·     База данных состоит из одной таблицы с очень большим числом полей, содержащих информацию разного рода. Например, одна таблица может включать поля со сведениями о сотрудниках и поля со сведениями о заказах. Попробуйте разбить эту таблицу на несколько меньших, каждая из которых содержит один раздел информации.

·     В таблице есть поля, которые в основном не заполнены, так как не  применимы к большей части записей. Обычно это означает, что таким полям место в другой таблице.

·     Несколько таблиц содержат одни и те же поля. Например, в разных таблицах хранятся сведения о заказах, сделанных в январе, и заказах, сделанных в феврале, или о российских и иностранных клиентах. Попробуйте объединить схожию информацию в одной таблице. Возможно, вам придется добавить одно или несколько полей, например, поле "Дата заказа".

Постановка задачи

Прежде всего следует решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно будет определить, какие разделы информации (таблицы) должны содержаться в базе данных и какие элементы информации (поля) должны быть включены в каждый раздел.

Побеседуйте с людьми, уже работающими с базами данных. Попробуйте представить себе вопросы, на которые база данных должна будет дать ответ. Набросайте отчеты, которые она должна выдавать. Соберите бланки, которые в настоящий момент используются для записи данных. Все эти сведения могут понадобиться на следующих этапах проектирования базы данных.