Сегодня

Добавить в избранное

УНИВЕРСАЛЬНЫЙ УЧЕБНИК
 


Предыдущая Оглавление Следующая

4.4.3. Создание простейших электронных таблиц

Чтобы создать новую рабочую книгу:

*     щелкните мышью на кнопке

или

*     в меню Файл выберете команду Создать...

Ввод информации

Для ввода информации:

*     Активизировать ячейку (установить курсор мыши на ячейку и щелчком выделить ее)

*     Ввести данные

*     Нажать клавишу Enter (или активизировать другую ячейку).

Часто для ввода данных требуется просто установить указатель мыши в нужную ячейку, щелкнуть ее и затем набрать данные на клавиатуре. Однако разные типы данных при вводе «ведут себя» по-разному, поэтому необходимо понимать, как Excel «хранит» различные типы данных.

Типы информации в ячейках

1.  Текст

2.  Числа

3.  Дата

4.  Формулы (начинаются со знака =).

Набор текста

Если хотите ввести в ячейку текст (например, название фирмы или фамилию сотрудника), то просто наберите этот текст. Excel выровняет вве данный вами текст по левому краю ячейки. При наборе текст отображается как в ячейке, так и в строке формул. В поле Имя (Name), расположенном слева от строки формул, отображается адрес ячейки, в которую вводятся данные. Если нажать клавишу Enter, то Excel переместит указатель ячейки на одну строку вниз.

Если во время ввода данных в ячейку нажать клавишу Esc, то Excel удалит из ячейки набранный вами текст и восстановит ее исходное содержимое. Если текст не умещается в ячейке, то Excel сделает одно из двух, в зависимости от содержимого соседней ячейки, расположенной справа:

Если соседняя ячейка пустая, то Excel отобразит все содержимое, расширив ячейку.

Если в соседней ячейке хранятся данные, то Excel отсечет (не будет отображать) ту часть ячейки, которая была добавлена при ее расширении, и покажет только ту часть текста, которая умещается в ячейке исходного размера. Excel не удаляет из ячейки данные, которые не видны, но всегда отображает данные, хранящиеся в соседней ячейке (если они там есть).

Ввод чисел

В Excel можно вводить данные различных числовых форматов: положительные и отрицательные числа, десятичные дроби, с заполнением первых разрядов нулями, значения денежных сумм, процентов и т. п.

Excel выравнивает числа в ячейках по правому краю. Вы можете отменить такое выравнивание одной ячейке или во всем листе

Ввод даты и времени

Excel поддерживает практически все форматы даты и времени, которые приняты в разных странах. Excel использует средства автоматического форматирования, чтобы преобразовать любое введенное вами значение даты или времени в специальное число.

Редактирование информации

Для успешной и быстрой работы в Excel очень важно овладеть приемами редактирования. При вводе числовых данных очень часто допускаются ошибки, и чем скорее их исправить, тем быстрее в вашем распоряжении окажутся листы с корректными данными.

Проверка орфографии

Имеющееся в Excel средство проверки орфографии работает так же, как аналогичное средство. Средство проверки орфографии Excel не будет проверять каждый лист в книге, оно проверяет только текущий лист, который отображен на экране. Если Excel найдет ошибку, то вы можете ее исправить, пропустить или добавить в словарь, чтобы это слово больше не считалось неправильно написанным (что часто бывает при вводе названий).

Способы проверки орфографии в листах:

·        Щелкните на панели инструментов кнопку Орфография (Spelling).

·        Выберите в меню Сервис (Tools) команду Орфография (Spelling).

·        Нажмите клавишу F7, которая является быстрой клавишей проверки орфографии.

Автозамена

Используйте средство автозамены при вводе элементов Excel точно так же, как вы использовали одноименное средство в Word. Если вы введете обозначение для элемента автозамены, то, когда вы нажмете пробел или выйдите из ячейки. Excel преобразует это обозначение в полный элемент автозамены.

Чтобы добавить в список элементы автозамены, выполните те же действия, что и в Word:

1. Выберите команду Сервис / Автозамена (Tools / AutoCorrect).

2. В поле заменять (Replace) введите обозначение для элемента автозамен]

3. Нажмите клавишу Tab.

4. В поле на (With) введите текст, на который будет заменяться элемент списка автозамены.

5. Щелкните ОК, чтобы вернуться в область редактирования листа.

Редактирование ячейки

Чаще всего при редактировании в Excel вам придется исправлять значения числовых данных. Конечно, если при вводе в ячейку числа или формулы, вы поймете, что сделали описку, то просто нажмите клавишу Backspace, чтобы стереть неправильно bвденные символы, или используйте клавиши со стрелками, чтобы перемести курсор ввода к тем символам, которые вы ввели неправильно, а затем удали их клавишами Delete или Backspace.

Если же вы поняли, что допустили ошибку, только тогда, когда уже переместились к другой ячейке, то также можете быстро исправить ошибку, выполнив перечисленные ниже действия:

1. Переместите указатель выделения ячейки в ту ячейку, содержимое которой нужно изменить (для этого просто щелкните ее).

2. Нажмите клавишу F2. Клавиша F2 — это стандартная быстрая клавиша редактирования в Windows. Если вы все еще держите руку на мыши, то для редактирования содержимого ячейки можете просто щелкнуть эту ячейку два раза. Когда в ячейке появится курсор ввода, это значит, что программа Excel готова к исправлению ее содержимого.

3. Установите указатель вода на ошибку.

4. Нажмите клавишу Insert, чтобы перейти из режима замены в режим вставки, и наоборот. Как и в Word, режим замены позволяет вам вводить символы поверх уже имеющихся, а режим вставки — вводить новые символы, сдвигая имеющиеся символы вправо.

5. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить процесс редактирования.

Если вы хотите отменить внесенные изменения, то щелкните кнопку Отменить (Undo). Чтобы вернуть отмененное действие, щелкните кнопку Beрнуть (Redo). Как видите, если вы изучили одну программу Office (в данном случае это Word), то это значит, что вы уже многое знаете и о других программах.

Удаление информации

1 способ

*     активизировать ячейку (левой клавишей мыши)

*     нажать клавишу Delete

2 способ

*     активизировать ячейку (левой клавишей мыши)

*     щелкнуть правой клавишей мыши (вызов контекстного меню)

выбрать Очистить содержимое

Выделение ячеек

Можно выделить одну ячейку, несколько ячеек, строку или столбец, а также несколько строк и столбцов, просто нажав левую клавишу мыши и перетащи указатель. При перетаскивании указателя мыши по рабочей области листа Excel выделяет прямоугольный блок ячеек. Обратите внимание, что во время перетаскивания Excel отображает на экране количество выделеных строк и столбцов. Например, если вы выделяете 10 строк и 4 столбца, то на панели инструментов в поле Имя (Name) вы увидите запись 10 Rx4 С. Когда отпустите кнопку мыши, Excel в том же поле отобразит адрес левой верхней ячейки выделенной области.

Можно выделить не только прямоугольную область ячеек, но также и несмежные области. Выделите первую область, затем нажмите клавишу Ctrl щелкните другую ячейку и перетащите указатель мыши. Вы увидите, что на экране будут выделены обе области.

Чтобы удалить выделение, нужно щелкнуть мышью на любой ячейке или нажать на клавиатуре любую клавишу со стрелкой.

Порядок действий при выделении:

1. Выделение блока ячеек

*     активизировать ячейку, например, левый верхний угол блока

*     нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель в противоположный угол блока

2. Выделение строк

·     одной строки

*     щелкнуть левой кнопкой мыши на номере - заголовка строки

·     нескольких строк

*     нажать левую кнопку мыши на номере-заголовке первой строки и, удерживая ее, переместить указатель к последней строке.

3. Выделение столбцов

Аналогично выделению строк (используя заголовки столбцов).

4. Выделение всего рабочего листа

*     щелкнуть левой клавишей мыши на кнопке, находящейся перед заголовками столбцов и над заголовками строк в левом верхнем углу окна рабочей книги.

5. Выделение нескольких блоков ячеек

*     выделить первый блок ячеек

*     нажать клавишу Ctrl

*     выделить следующие блоки.

Форматирование текста.

Выравнивание

Excel выравнивает числа (и формулы, результатами вычислений по которым являются числа) по правому краю, а надписи (текст) — по левому. Вы не обязаны применять выравнивание, использующееся Excel по умолчанию. Чтобы выровнять содержимое ячейки (или диапазона ячеек) по левому краю, по центру или по правому краю, выделите ячейку (или диапазон) щелкните на панели инструментов кнопки: По левому краю (Align Left) По центру (Center) или По правому краю (Align Right). Выровняйте по центру заголовки столбцов и расположите числа так, чтобы они хорошо смотрелись.

Порядок действий при выравнивании:

Выравнивание в ячейке

*     активизировать ячейку или выделить блок;

*     выбрать на панели инструментов одну из кнопок:

·      выровнять по левому краю,

·      центрировать,

·      выровнять по правому краю;

Выровнять заголовок (объединить ячейки)

*     активизировать ячейку с заголовком;

*     выделить блок ячеек, относительно которых необходимо выровнять заголовок;

*     нажать кнопку .

Высота строк и ширина столбцов

По мере знакомства с различными способам форматирования вам нужно будет изменять ширину строк и высоту столбцов, чтобы в них могли отображаться заново отформатированные значения. Чтобы изменить высоту строки установите указатель мыши на линию, отделяющую номер этой строки от номера предыдущей или последующей строк. Когда указатель мыши примет вид двусторонней стрелки, перетащите верхнюю или нижнюю границу строки. При перетаскивании Excel изменит высоту всей строки. Иногда для больших заголовков нужны более высокие строки. Когда вы отпустите кнопку мыши, Excel закрепит новую высоту строки там, где вы отпустили кнопку мыши.

Точно так же, чтобы изменить ширину столбца, установите ука мыши на левую или правую границу названия столбца и перетащите эту границу с помощью мыши влево или вправо. Excel изменит ширину столбца в соответствии с перемещением мыши. Когда вы отпустите кнопку мыши Excel закрепит новую границу столбца там, где вы ее отпустили.

Порядок действий:

Изменение высоты строки

1 способ

*     зафиксировать курсор мыши на нижней границе номера строки (курсор примет вид разделённой двунаправленной стрелки)

*     переместить курсор в нужное положение

2 способ

*     активизировать любую ячейку строки

*     Формат ® Строка ® Автоподбор высоты

3 способ

*     активизировать любую ячейку строки

*     Формат ® Строка ® Высота... выставить точное значение

4 способ

*     зафиксировать курсор мыши на нижней границе заголовка строки (курсор примет вид разделённой двунаправленной стрелки)

*     щелкнуть дважды мышью

Изменение ширины столбца

1 способ

*     зафиксировать курсор мыши на правой границе заголовка столбца (курсор примет вид разделённой двунаправленной стрелки)

*     переместить курсор в нужное положение

2 способ

*     активизировать любую ячейку столбца

*     Формат ® Столбец ® Автоподбор ширины

3 способ

*     активизировать любую ячейку столбца

*     Формат ® Столбец ® Ширина... выставить точное значение

4 способ

*     активизировать любую ячейку столбца

*     Формат ® Столбец ® Стандартная ширина

5 способ

*     зафиксировать курсор мыши на левой границе заголовка столбца (курсор примет вид разделённой двунаправленной стрелки)

*     щелкнуть дважды мышью

Вставка строк и столбцов

Чтобы вставить строку или столбец (и сдвинуть другие строки bhиз, или другие столбцы вправо), выполните следующие действия:

1. Выделите строку или столбец, которые будут находиться после вставленных строк или столбцов. Щелкните заголовок строки или столбца, чтобы выделить всю строку или весь столбец целиком. Если вы хотите вставить несколько строк или столбцов, то выделите нужное количество имеющихся строк или столбцов, перетащив через них указатель мыши.

2. Выберите команды Вставка / Строки (Insert / Rows) или Вставка / Столбцы (Insert / Columns). Excel сдвинет имеющиеся строки или столбцы чтобы освободить пространство для новой пустой строки или hoboго пустого столбца. Вместо использования указанных выше команд, можно установить указатель мыши на выделенную строку или выделенный столбец и, щелкнув правой кнопкой мыши, вывести на экран контекстное меню, а затем выбрать в нем Добавить ячейки (Unsert), чтобы вставить новую строку или новый столбец. Если вы bi выделили несколько строк или столбцов, то Excel вставит несколько строк или столбцов.

Удаление строк (столбцов)

*     выделить строку (столбец), если необходимо, то несколько строк (столбцов)

*     Правка ® Удалить

*     Строку (Столбец)

Вы можете вставить строки или столбцы с помощью контекстного меню.

Удаление строк и столбцов с помощью контекстного меню

Когда вам нужно будет удалить строку или столбец (а не очистить содержимое строки или столбца), выполните следующие действия:

1. Выделите строку или столбец, которые нужно удалить.

2. Щелкните правой кнопкой мыши выделенную строку или выделенный столбец, чтобы вывести на экран контекстное меню.

3. Выберите в нем команду Удалить (Delete). Excel сдвинет остальную часть листа, чтобы заполнить освободившееся пространство.

Изменение шрифта

Если вы хотите придать своему листу привлекательный вид, то попробуйте изменить шрифты, использующиеся на нем. Простое изменение шрифтов, например, применение подчеркивания, курсивного и полужирного начертания иногда очень улучшают вид заголовков. Кнопки инструментов Полужирный (Bold), Курсив (Italic) и Подчеркнутый (Underline) добавят к выделенному диапазону ячеек нужное форматирование. Если выбрать Формат / Ячейки (Format / Cells) и щелкнуть вкладку Шрифт (Font), то Excel отобразит диалоговое окно Формат ячеек, выведя на передний план вкладку Шрифт (аналогичную диалоговому окну Шрифт в Word), в котором вы сможете выбрать название и размер нового шрифта. Простые изменения шрифта могут очень улучшить внешний вид бывших невзрачными листов.

Для быстрого изменения названия или размера шрифта вы можете использовать расположенные на панели инструментов кнопки Шрифт (Font) и Размер (Font Size), а не отображать вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек.

Порядок действий при выборе шрифта

*     активизировать ячейку или выделить блок

*     выбрать тип шрифта из списка

*     выбрать размер шрифта из списка

*     если необходимо, выберите стиль шрифта:

 полужирный

 курсив

 с подчеркиванием

Отмена и повтор команды

Отменить результат выполнения последней команды

*     нажать кнопку  на панели инструментов

Повторить последнюю выполненную команду:

*     нажать кнопку  на панели инструментов

 

Сохранение данных на диске

При первом сохранении

*     нажать кнопку  на панели инструментов

*     выбрать диск и каталог, в поле “Имя файла” ввести имя, под которым будет сохранена рабочая книга (.XLS - расширение таблиц Excel)

*     нажать ОК

При повторном сохранении:

*     нажать кнопку  на панели инструментов

 

Печать

Перед печатью необходимо задать параметры внешнего вида страницы бумаги.

Параметры страницы

*     Файл ® Параметры страницы...

*     выберите одну из следующих вкладок:

·     вкладка Страница позволяет задать размер и ориентацию листа бумаги, масштаб и качество печати

·     вкладка Поля позволяет установить отступы от краев бумаги и выравнивание информации на листе

·     вкладка Колонтитулы предназначена для удобного размещения колонтитулов с помощью соответствующих полей

·     вкладка Лист позволяет задать опции печати для Вашей таблицы

Предварительный просмотр страниц

*     нажать кнопку  на панели инструментов

Процесс печати

*     Файл ® Печать...

*     в полях “Что печатать”, “Количество копий” и “Диапазон страниц” установите соответствующие параметры

*     нажмите ОК

Закрыть файл (рабочую книгу)

*     Файл ® Закрыть

Þ щелкнуть мышью на кнопке

Упражнение1

Создайте таблицу - модель личного бюджета.

1. Заполните таблицу, используя следующие данные:

Личный бюджет

Недельный доход

100

       

Статья

Неделя

1

Неделя

2

Неделя

3

Неделя

4

Итого по статьям

Газ/свет

     

55

 

Квартирная плата

40

40

40

40

 

Питание

25

25

25

25

 

Транспорт

   

20

25

 

Итого по неделям

         

Экономия

         

2.   Отформатируйте таблицу.

3.   Сохраните таблицу под именем a:\IT\primer.xls

Предыдущая Оглавление Следующая









Главная| Контакты | Заказать | Рефераты
 
Каталог Boom.by rating all.by

Карта сайта | Карта сайта ч.2 | KURSACH.COM © 2004 - 2011.